SEGNALAZIONI

Noi riteniamo che segnalare sia sempre la cosa giusta da fare per contribuire all’identificazione di comportamenti che possano danneggiare le Società del Gruppo, le persone che ne fanno parte, i partner commerciali e l’ambiente.

Ci impegniamo costantemente per individuare i potenziali rischi in maniera tempestiva, assicurando un adeguato seguito alle segnalazioni di possibili violazioni.

A tale proposito, adottando le disposizioni di cui al decreto legislativo “whistleblowing” (n. 24 del 10 marzo 2023), abbiamo implementato un sistema per la gestione delle segnalazioni interne a disposizione dei dipendenti, dei collaboratori e di tutti gli altri stakeholder.

COSA SEGNALARE
Le segnalazioni attraverso i canali di whistleblowing possono riguardare (a mero titolo esemplificativo e non esaustivo):

• Norme e regolamenti in materia di diritto del lavoro, salute, sicurezza e ambiente
• Corruzione o concussione
• Riciclaggio di denaro
• Diritto della concorrenza (antitrust)
• Frodi
• Conflitti di interesse
• Privacy
• Divulgazione di informazioni riservate
• Codice Etico e/o del Codice di Condotta
• Diritti umani
• Comportamenti di business non etici o non professionali
• Uso improprio delle risorse aziendali
• Non conformità alle normative e procedure di Gruppo.

Le segnalazioni devono essere sostanzialmente fondate e non possono riguardare reclami relativi a rapporti commerciali con la Società, né contestazioni, rivendicazioni o richieste di carattere personale o che attengano esclusivamente ai propri rapporti individuali o inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.

COME SEGNALARE
È possibile effettuare una segnalazione attraverso i seguenti canali:

• Piattaforma web

utilizzando il link disponibile all’interno del riquadro “Invia una segnalazione”

• Posta elettronica

scrivendo agli indirizzi e-mail dedicati, riportati, per ciascuna Società del Gruppo, nell’Allegato 1 della “Linea Guida di Gruppo” disponibile all’interno del riquadro “Documentazione”.

NOTA: Per un maggiore riservatezza, si consiglia di specificare la dicitura “RISERVATO” nell’oggetto dell’e-mail e di inserire il testo della segnalazione all’interno di un allegato.

• Incontro di persona

inviando la richiesta tramite e-mail agli indirizzi dedicati, riportati, per ciascuna Società del Gruppo, nell’Allegato 1 della “Linea Guida di Gruppo” disponibile all’interno del riquadro “Documentazione”. Nella risposta saranno fornite tutte le necessarie indicazioni.

 

CHI GESTISCE I CANALI DI SEGNALAZIONE
Unione Fiduciaria S.p.A. è una terza parte indipendente, che fornisce la piattaforma web, su dominio esterno, nella quale vengono inserite e conservate le segnalazioni, garantendo adeguata protezione e riservatezza.

Responsabili della gestione dei canali di segnalazione interna sono l’Organismo di Vigilanza della Società ed il Group Compliance Officer.

COME FUNZIONA
Attraverso uno dei canali suddetti, il segnalante trasmette un’informazione, anche in forma anonima, ai Responsabili della gestione delle segnalazioni.

Questi, nel rispetto delle modalità e delle tempistiche previste dalla norma e dalla Linea Guida aziendale, avviano un processo costituito dalle seguenti fasi:

• Presa in carico: la segnalazione viene ricevuta, opportunamente registrata e codificata fornendo relativo riscontro.
• Analisi preliminare: la segnalazione viene analizzata e valutata in termini di accoglibilità e, ove necessario, vengono richiesti ulteriori elementi, sempre nel rispetto dell’eventuale anonimato.
• Indagine: se la segnalazione è ritenuta accoglibile, vengono avviate analisi specifiche e attivati gli opportuni strumenti di approfondimento. Ove necessario e sempre nel rispetto dell’eventuale anonimato, possono essere richiesti ulteriori elementi.
• Chiusura/esito: al termine dell’indagine, vengono comunicate al segnalante, in forma scritta, le conclusioni raggiunte.

TUTELE
Tutela della persona coinvolta (persona segnalata)

Durante il processo di indagine, la persona segnalata avrà sempre garantito il diritto alla propria difesa per i fatti a lui/lei ascritti. Le segnalazioni effettuate con l’intento di danneggiare o diffamare la persona segnalata, comporteranno l’adozione di provvedimenti nei confronti del segnalante sulla base delle misure previste dal sistema disciplinare aziendale e la valutazione della possibilità di intraprendere le opportune azioni legali.

Tutela del segnalante

La Società si impegna a tutelare da qualsiasi forma di intimidazione e ritorsione coloro che hanno effettuato una segnalazione in buona fede. L’accesso alla Piattaforma Web è gestito in modalità “no-log” per impedire l’identificazione del segnalante che intenda rimanere anonimo.
Ulteriori informazioni

DOCUMENTAZIONE
Tutta la documentazione a supporto, incluse le istruzioni per l’utilizzo della Piattaforma Web, sono disponibili all’interno del riquadro “Documentazione”.